Optimisez l'organisation de vos équipes

Le secrétariat est le premier point de contact direct entre le cabinet d'avocats et ses clients/prospects. Par téléphone ou par e-mail, il gère les demandes d'informations, les agendas et les rendez-vous de tous avocats du cabinet, la frappe et la standardisation de correspondances ou de documents…

Malheureusement, les ressources disponibles du secrétariat ne sont pas toujours proportionnées à la charge de travail qui lui est dévolu. Des variations d'effectifs, des pics d'activité et des périodes creuses peuvent rythmer l'activité du cabinet. Comment adapter les capacités de son secrétariat aux besoins de son cabinet sans perturber son bon fonctionnement ?

L'externalisation totale ou partielle de votre secrétariat peut apporter plus d'agilité à votre cabinet et vous libère d'une tâche chronophage supplémentaire. Mais concrètement quels en sont les avantages ?

Combler les absences

Comme toutes les entreprises, le fonctionnement optimal d'un cabinet d'avocat nécessite un effectif complet. Les absences, quelles qu'en soient les raisons (congés payés, maladies, maternité…), sont une composante incontournable de la gestion des plannings. Si une équipe réduite peut assurer les tâches essentielles, des solutions de remplacement doivent pouvoir être mises en place grâce à un service de secrétariat externe.

Pallier les difficultés de recrutement

L'externalisation du secrétariat ou d'autres fonctions supports peut aussi contribuer à pallier certaines difficultés de recrutement, qu'elles soient temporaires ou permanentes. L'externalisation permet aussi de réduire la latence liée à la formation de nouvelles recrues. Ces dernières peuvent mettre quelques semaines voire plusieurs mois avant d'être complètement opérationnelles. Des prestataires externes spécialisés dans les métiers du droit mettent à disposition des ressources qualifiées, expérimentées et efficaces sans délai.